Medewerkers

Een dag van een ambulante projectleidster

By 20 juni 2016 No Comments

Een full-time ambulant projectleid(st)er heeft gemiddeld 80 projecten waar ze verantwoordelijk voor is. Gemiddeld 45 medewerkers werken op deze projecten. Je kunt je voorstellen dat de functie van een ambulant projectleid(st)er erg afwisselend is. Om je een idee te geven hoe een dag van een ambulant projectleid(st)er eruit ziet, hebben we Jannie Belluz gevraagd om een paar vragen te beantwoorden en wat te vertellen over haar dagelijkse gang van zaken.

Hoeveel projecten bezoek je per week?

Dat ligt eraan; als ik die week veel op de zaak ben, kan ik  minder projecten bezoeken. Maar gemiddeld zo’n 20 projecten per week. Het hangt er ook een beetje vanaf wat er allemaal gebeurt. Als er ergens een stofzuiger kapot is dan moet die vervangen worden en bezoek ik het project. Werkhervattingsplannen bij medewerkers in het verzuim worden ook veelal op de werkplekken besproken.

Hoeveel kilometer rij je per dag?

Dat ligt er natuurlijk heel erg aan wat ik allemaal te doen heb die dag, maar gemiddeld denk ik zo’n 65 km per dag.

Ben je altijd telefonisch bereikbaar?

Nee, tussen 16:15 uur en 17:15 uur ben ik thuis aan het eten en neem ik mijn telefoon niet op. Als er iemand vaak achter elkaar belt dan weet ik dat het dringend is en neem ik op. De meeste mensen die voor mij werken weten wanneer ik wél en niét te bereiken ben. Ook tijdens vergaderingen op de zaak kan ik de telefoon niet opnemen. In het weekend ben ik natuurlijk ook beperkt bereikbaar. Er zijn projecten waar in het weekend gewerkt wordt, voor deze mensen ben ik bereikbaar.

Met hoeveel contactpersonen heb je te maken?

Ongeveer net zoveel als dat ik klanten heb, zo’n 80. Ik heb een bezoekplanning waarin precies staat welke klant ik wanneer dien te bezoeken. Natuurlijk kan ik daar wel eens van afwijken. 1 x in de 3 maanden heb ik overleg met de contactpersoon van de brandweer. Alle 12 vestigingen vallen onder mij. Ik bespreek met de opdrachtgever wat er allemaal gebeurt op de projecten. Dat is fijn voor de opdrachtgever, 1 vast aanspreekpunt. Daarna communiceer ik de behandelde punten weer met de betreffende projectleiders van de verschillende vestigingen.

“Een dag is bij mij nooit hetzelfde”

Als je een nieuw project krijgt, wat dan?

Eerst maak ik kennis met de nieuwe opdrachtgever en leer ik de contactpersoon kennen. Dan ga ik op zoek naar een interieurverzorg(st)er die bij deze contactpersoon past, althans ik probeer hier een goede match te vinden. Als ik de juiste kandidaat heb gevonden dan ga ik de eerste week samen met de interieurverzorg(st)er aan de slag. Zo leer ik het pand zelf ook goed kennen en kan ik goed uitleggen hoe alles werkt en kan ik zien of diegene alles op de juiste manier doet. Na een week kan ik het loslaten en staat er een goed ingewerkte medewerker op het nieuwe project. Maar ook als een klant heeft opgezegd zorg ik dat alles tot de laatste seconde goed is geregeld en netjes wordt achter gelaten.

In welke regio ben je werkzaam?

Toen ik 11 jaar geleden bij Toekomst begon, was mijn regio Den Bosch. Daar is in de tijd weinig aan veranderd. Ik woon zelf in Den Bosch dus dat werkt erg prettig. Wel zijn er regio’s bij en af gegaan. Een gedeelte van Schijndel valt ook onder mijn verantwoording. Voorheen had ik ook projecten in Boxtel, Helmond en Eindhoven maar dat is inmiddels allemaal weer veranderd. Ik hou niet van veranderingen. Ik vind het fijn om mijn vaste projecten te hebben en te houden.

Als je op een project bent, wat doe je dan allemaal?

Als ik binnen kom, loop ik standaard eerst naar de werkkast. De werkkast zegt veel over hoe iemand zijn of haar werk doet, en kan doen. Deze hoort netjes en schoon te zijn. Dan kijk ik meteen of alle nodige materialen en middelen nog aanwezig zijn en bestel ik wanneer nodig nieuwe spullen. Daarna loop ik een controlerondje en kijk ik of de contactpersoon van het project aanwezig is. Als er tijd over is dan drink ik koffie en heb een praatje met de medewerker.

“Een werkkast zegt veel over iemand”

Wat als iemand zich ziek meldt?

Ik vraag altijd eerst waarom iemand thuis wil blijven. Bij griep neem ik na 2 dagen weer contact op. Als het langdurig verzuim is, dan plan ik een afspraak op kantoor.  De opdrachtgever informeer ik ook direct nadat iemand zich ziek heeft gemeld. Dit kan ooit 1 uur voor werktijd zijn en dan is het lastig om binnen een uur iemand anders te regelen. Dus zeg ik tegen de opdrachtgever dat ik m’n best ga doen om voor vervanging te zorgen en eventueel de werkzaamheden naar de dag erna te zetten.

Hoe gaat het als iedereen vakantie heeft?

Natuurlijk heeft gelukkig nooit iedereen tegelijk vakantie. Dan zou ik gillend gek worden hahaha… In maart begin ik al met het maken van de vakantieplanning. Hierin zet ik alle geplande vakanties van iedereen, wanneer de bedrijven gesloten zijn en welke eigen mensen er in die periode meer willen werken. In april worden er vaak al vacatures geplaatst om vakantiekrachten te werven.  Als vakantiekrachten solliciteren voer ik zelf de sollicitatiegesprekken. Als ik geschikte vakantiekrachten heb gevonden, plan ik hem of haar een dag of 2 in bij de vaste interieurverzorg(st)er op een project, zodat die vaste interieurverzorg(st)er hem of haar in kan werken.

Wat maakt de functie als een ambulant projectleider leuk?

Het contact met de vele verschillende mensen vind ik erg leuk. En de afwisseling van werkzaamheden. Een dag is bij mij nooit hetzelfde. Soms is het ook vervelend, maar dat hoort bij m’n baan. Met Pasen bijvoorbeeld had ik 3 zieke medewerkers. Zij bellen dan dat ze ziek zijn en er moet op dat moment wel inval geregeld worden op verschillende projecten. Ik ben hier dan even mee bezig op een vrije dag. Maar desondanks ga ik iedere dag met plezier naar m’n werk!